Tiap institusi punya visi dan misi yang pada akhirnya memiliki tujuan tertentu. Tujuan tiap institusi pun berbeda karakteristiknya, misalnya antara industri yang bertujuan mencari keuntungan, menguasai pasar, dan sebagainya akan berbeda dengan universitas yang bertujuan meningkatkan jumlah lulusan, jumlah yang diterima kerja dan sebagainya. Untuk itu kita perlu memantau apakah aktivitas dan hasil yang kita jalani sesuai dengan tujuan (goal) institusi? Salah satu indikatornya dinamakan Key Performance Indicators (KPIs). Oleh karena itu KPI harus memiliki karakteristik antara lain: Merefleksikan tujuan insitusi, dapat diukur (measurable), sebagai kunci sukses organisasi.

Salah satu buku yang lumayan bagus membahas KPIs adalah “Key Performance Indicators – Developing, Implementing, and Winning KPIs” karangan David Parmentir. Dalam buku itu ternyata KPI bagian rinci dari KRIs, RIs dan PIs, seperti tampak pada gambar di bawah ini:

Gambar Empat Tipe Pengukuran Performa (hal 2)

Contoh KRIs antara lain: Kepuasan pelanggan, Keuntungan Bersih di luar pajak, Pelanggan yg menguntungkan, kepuasan pelanggan, nilai return dari ongkos pegawai. Sedangkan Performance Indicators (PIs) sedikit berbeda, sebagai contoh: Persentase kenaikan penjualan 10%, Komplain dari pelanggan, Keterlambatan atas konsumen kunci dan sebagainya. Sedangkan RIs merupakan ringkasan aktivitas, di bagian dalam KRIs antara lain misalnya: Keuntungan bersih dari produk utama, Penjualan kemarin, Komplain dari pelanggan kunci.

Bagaimana dengan KPIs? Kemampuan menentukan KPIs sangat menentukan pula kemajuan dari organisasi dalam menuju tujuan dan mencapai visi dan misi-nya. Berikut ini contoh KPIs yang buruk (http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/keyperfindic_2.htm):

• Title of KPI: Increase Sales
  
• Defined: Change in Sales volume from month to month
  
• Measured: Total of Sales By Region for all region
  
• Target: Increase each month
  

Mengapa demikian? Peningkatan penjualan tidak dijelaskan berapa rupiah/dollar-kah peningkatannya? Berdasarkan list price ataukah sales price? Bagaimana kita bisa menjamin penghitungan total penjualan tiap region tidak saling tumpang tindih?

Sedangkan KPIs yang baik dapat diambil contoh sebagai berikut:

• Title of KPI: Employee Turnover
  
• Defined: The total of the number of employees who resign for whatever reason, plus the number of employees terminated for performance reasons, and that total divided by the number of employees at the beginning of the year. Employees lost due to Reductions in Force (RIF) will not be included in this calculation.
  
• Measured: The HRIS contains records of each employee. The separation section lists reason and date of separation for each employee. Monthly, or when requested by the SVP, the HRIS group will query the database and provide Department Heads with Turnover Reports. HRIS will post graphs of each report on the Intranet.
  
• Target: Reduce Employee Turnover by 5% per year.
  

Berikutnya adalah, apa yang kita perbuat terhadap KPIs yang telah kita tentukan tersebut? Jadikanlah KPIs sebagai perlengkapan manajemen performa. Yakinkan bahwa tiap pegawai menyadari dan berfokus kepada KPIs tersebut. Kalau perlu tempelkan pada dinding ruang kantor, tempat makan bahkan di kamar mandi.