Arsip Kategori: IT Policy and Strategy Management

Key Performance Indicators (KPIs)

Tiap institusi punya visi dan misi yang pada akhirnya memiliki tujuan tertentu. Tujuan tiap institusi pun berbeda karakteristiknya, misalnya antara industri yang bertujuan mencari keuntungan, menguasai pasar, dan sebagainya akan berbeda dengan universitas yang bertujuan meningkatkan jumlah lulusan, jumlah yang diterima kerja dan sebagainya. Untuk itu kita perlu memantau apakah aktivitas dan hasil yang kita jalani sesuai dengan tujuan (goal) institusi? Salah satu indikatornya dinamakan Key Performance Indicators (KPIs). Oleh karena itu KPI harus memiliki karakteristik antara lain: Merefleksikan tujuan insitusi, dapat diukur (measurable), sebagai kunci sukses organisasi.

Salah satu buku yang lumayan bagus membahas KPIs adalah “Key Performance Indicators – Developing, Implementing, and Winning KPIs” karangan David Parmentir. Dalam buku itu ternyata KPI bagian rinci dari KRIs, RIs dan PIs, seperti tampak pada gambar di bawah ini:


Gambar Empat Tipe Pengukuran Performa (hal 2)

Contoh KRIs antara lain: Kepuasan pelanggan, Keuntungan Bersih di luar pajak, Pelanggan yg menguntungkan, kepuasan pelanggan, nilai return dari ongkos pegawai. Sedangkan Performance Indicators (PIs) sedikit berbeda, sebagai contoh: Persentase kenaikan penjualan 10%, Komplain dari pelanggan, Keterlambatan atas konsumen kunci dan sebagainya. Sedangkan RIs merupakan ringkasan aktivitas, di bagian dalam KRIs antara lain misalnya: Keuntungan bersih dari produk utama, Penjualan kemarin, Komplain dari pelanggan kunci.

Bagaimana dengan KPIs? Kemampuan menentukan KPIs sangat menentukan pula kemajuan dari organisasi dalam menuju tujuan dan mencapai visi dan misi-nya. Berikut ini contoh KPIs yang buruk (http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/keyperfindic_2.htm):

  • Title of KPI: Increase Sales
  • Defined: Change in Sales volume from month to month
  • Measured: Total of Sales By Region for all region
  • Target: Increase each month

Mengapa demikian? Peningkatan penjualan tidak dijelaskan berapa rupiah/dollar-kah peningkatannya? Berdasarkan list price ataukah sales price? Bagaimana kita bisa menjamin penghitungan total penjualan tiap region tidak saling tumpang tindih?

Sedangkan KPIs yang baik dapat diambil contoh sebagai berikut:

  • Title of KPI: Employee Turnover
  • Defined: The total of the number of employees who resign for whatever reason, plus the number of employees terminated for performance reasons, and that total divided by the number of employees at the beginning of the year. Employees lost due to Reductions in Force (RIF) will not be included in this calculation.
  • Measured: The HRIS contains records of each employee. The separation section lists reason and date of separation for each employee. Monthly, or when requested by the SVP, the HRIS group will query the database and provide Department Heads with Turnover Reports. HRIS will post graphs of each report on the Intranet.
  • Target: Reduce Employee Turnover by 5% per year.

Berikutnya adalah, apa yang kita perbuat terhadap KPIs yang telah kita tentukan tersebut? Jadikanlah KPIs sebagai perlengkapan manajemen performa. Yakinkan bahwa tiap pegawai menyadari dan berfokus kepada KPIs tersebut. Kalau perlu tempelkan pada dinding ruang kantor, tempat makan bahkan di kamar mandi.



 

Iklan

Bagian IV IT Strategic

Nih .. hasil adu cepat ngetik dengan presentasi Pa Dana  .. (kalah juga saya):

3 cara menentukan prioritas

  1. Pembobotan aplikasi CSF dengan Balance Score Card (dengan point)
  2. Apa layanan it itu?

Suatu spectrum, bisa sangat teknis, bisa bisnis atau kedua-duanya.

  1. Apa infrastructure?

Hardware dan software. Mengapa penting? (beri 3 alasan utama).

  1. Untuk memberikan pelayanan

IT Strategi harus selaras dengan bisnis strategy

 

Agenda:

Memahami strategi infra

Memahami strategi pemilihan teknologi

Memahami strategi pengembangan aplikasi

Memahami arsitektur data

 

Bagaimana mengakuisisi suatu sistem: Melakukan sendiri, outsource, beli

 

Jenis keahlian dalam TI

Business service: kuat di bisnis, organsiasi dan perencanaan

Business support: bisnis dan organisasi dengan kemampuan teknis lumayan

Development support: kuat di teknis, namun memiliki pemahaman bisnis yang mencukupi

Technical services: kuat di teknis.

 

Jenis IT service:

Strategy and planning service

Application development service

Application and technical service: training, app change control, security control

Technology delivery and maintenance service : install PC, kabel, hardware, upgrade software package, dsb

 

Karakteristik IT service:

Yang berperan adalah persepsi user bukan kenyataannya

Harus ada kegiatan untuk mengisi waktu kosong, kalau tidak ada user request.

Keahlian teknis problem solving akan dihargai, tetapi kualitas akan dilihat dari interaksi personal.

Semakin user paham bagaimana sulitnya proses layanan TI tersebut, mereka akan semakim memaklumi kinerja layanan TI. Kenapa? Soalnya sering tidak kelihatan oleh user.

 

Generic service models:

Service bisa dibagi 4 kelompok: service factory (security, network, desktop installation) , job shop (programming and database design), mass service (training, contrack management, staff service skills/attitudes), professional service (consulting, system analysis & design).

 

Gap 3: kinerja bagian layanan yang rendah

–          Ambiguitas dalam peran layanan TI

–          Kurang sumber daya

–          Kurang control

Gap 4: Komunikasi layanan yang buruk (what is the service?)

–          Komunikasi yang tidak seragam terhadap user

–          Sikap untuk terlalu menjanji-janjikan

Gap 5: Perbedaan antara ekspektasi dan persepsi

–          User tidak paham kesulitan dalam menyediakan layanan

–          Ekspektasi sulit dicapai

 

Application Development:

Isu-isunya antara lain:

–          Bisa membangun aplikasi baru dengan cepat

–          Integrasi di seluruh lini bisnis

–          Aplikasi yang mudah dipergunakan

–          Aplikasi yang fleksibel, bisa diperbaharui dengan mudah

–          Semakin menyatu dengan proses bisnis, semakin penting

 

Pendekatan Pengembangan: ( Strategic  or High Potential)

–          Jika aplikasi bersifat support: maka beli

–          Jika strategis: gunakan proses reengineering

 

Kisah kegagalan dan keberhasilan:

Kegagalan:

–          Proyek dipimpin oleh SI/TI yang kurang pengetahuan bisnis

–          Memudahkan segala sesuatu, menganggap requirement sudah jelas

–          Anggapan resiko kecil

–          Sedikit perubahan bisnis

–          Melakukan terlalu banyak perubahan software

–          Cost, no benefits

 

Keberhasilan:

–          Dipimpin oleh unit yang didukung oleh unit SI/TI

–          Business process dikodifikasikan terlebih dahulu

–          Paham perlu perubahan organisasi

–          Ada perubahan proses bisnis/prosedur

–          Mencari titik tengah antara fasilitas built-in software dengan kebutuhan bisnis yang optimal.

Pentingnya Infrastruktur

–          Keberlanjutan kinerja pengembangan aplikasi

–          Memaksimalkan data dan fasilitas yang ada

–          Rapid application development

–          Mengurangi kompleksitas sehingga meningkatkan flesibbilitas

 

Isu infrastruktr dengan bisnis

–          Berusaha mengaitkan d