Beberapa hari yang lalu ada demonstrasi yang ditujukan kepada kementerian keuangan dan RISTEK-DIKTI. Isinya tentang beasiswa bagi mahasiswa yang sedang dan akan studi lanjut, khususnya para dosen di perguruan tinggi. Interpretasi mengenai tindakan mereka terserah Anda, postingan ini hanya mencoba berbagi pengalaman saja.

Ada satu ketentuan yang tidak dapat disangkal, yaitu ketetapan Allah. Kita boleh berencana, mengeksekusinya, tetapi ketetapan tuhanlah yang berlaku. Tidak ada orang yang ingin sakit, bencana, dan kesusahan-kesusahan lainnya, tetapi jika Allah berkehendak, siapa pula yang bisa membatalkannya. Bahkan yang sudah pastipun, misalnya mati, tidak ada orang yang menginginkannya. Apalagi hal-hal lain yang tidak ganas-ganas banget, misalnya studi lanjut.

Sebenarnya beasiswa sendiri itu bagian dari studi lanjut. Masalah beasiswa ya berarti masalah studi lanjut. Karena dalam menyelesaikan kuliah S3, sepertinya hanya 20% fokus yang diberikan untuk murni perkuliahan, dan sisanya yang 80% untuk hal-hal lain yang salah satunya adalah beasiswa. Kenapa harus 80% dan 20%? Tidak ada hitungannya sih, hanya angka statistik dari Pareto saja. Jadi jika calon mahasiswa melihat bahwa studi lanjut itu fokus hanya ke 20% saja, alias 100% murni untuk kuliah, sudah dipastikan jika ada masalah-masalah non teknis maka mereka menganggap itulah penyebab dari lama atau bahkan tidak lulus-nya perkuliahan. Padahal itu sejatinya bagian dari proses penyelesaian studinya yang bahkan besarnya jauh melebihi proporsi kuliah.

Apakah kita bisa membantu para karyasiswa (sebutan untuk mahasiswa yang menerima beasiswa)? Tentu saja bisa, khususnya pemerintah yang untuk dosen dipegang oleh kementerian RISTEK-DIKTI dan departemen agama serta untuk non dosen oleh kementerian keuangan dan lain-lain (di tempat saya ada dari departemen pertanian). Mungkin di sini hanya pendapat saya mengenai bagaimana melancarkan proses studi lanjut:

Pantauan Perkuliahan oleh Institusi Asal

Tentu saja para karyasiswa harus melaporkan kemajuan studinya baik ke pemberi beasiswa (misalnya RISTEK-DIKTI) maupun institusi asal (misalnya departemen atau kampus). Namun selama ini kebanyakan institusi asal tidak ambil pusing, mungkin karena tidak tahu menahu apa yang terjadi terhadap karyasiswanya, atau menyerahkan semua kepada pemberi beasiswa. Jika beasiswa mengalir lancar, pasti kemajuannya oke, alias baik-baik saja. Padahal yang terjadi tidak demikian, karena banyaknya penerima beasiswa maka pemberi beasiswa pun tidak cukup mampu mengawasi, padahal laporan-laporan kemajuan belum tentu akurat, bahkan kebanyakan sedikit ada manipulasi. Bahkan untuk laporan kemajuan yang dibuat oleh supervisor pun bisa saja dibuat sebisa mungkin baik, karena supervisor agak meringankan beban si mahasiswa itu agar beasiswa cair.

Hubungan dengan supervisor terkadang sangat menentukan si mahasiswa cepat atau lambat lulusnya. Teringat rekan saya yang walaupun sudah beres semua syarat-syarat tetapi diperlambat dalam proses pengecekan naskah oleh dosen kampus lain (external review). Tapi ternyata masalah beres. Bagaimana caranya? Ternyata sederhana, pimpinan di kampusnya (dekan) beserta rombongan datang main ke universitas tempat siswa tersebut kuliah, bincang-bincang sebentar tentang apa kendala yang membuat mahasiswa tersebut tidak lulus-lulus. Setelah rombongan dekannya pulang, tidak lama kemudian lulus. Itulah salah satu bantuan terhadap aspek 80% terhadap si mahasiswa itu. Tentu saja hanya itu yang bisa dibantu, masalah aspek teknis yg 20% tentu saja karyasiswa harus mikir sendiri mengingat biasanya research question untuk level S3 jarang yang sudah ada jawabannya. Contoh lainnya adalah salah satu kampus IT terkenal di Jakarta, ketua jurusannya selalu berkomunikasi dengan tempat kuliah dosennya di kampus negeri di Jakarta juga. Bahkan di Facebook sering terlihat dia mengikuti sidang-sidang si mahasiswa tersebut (sidang proposal, sidang terbuka, dan acara-acara lainnya). Mungkin cara tersebut, dengan menjaga komunikasi ke dosen pembimbing (atau ke departemen) rekannya yang sedang kuliah, bisa di terapkan untuk dosen yang kuliah di kampus dalam negeri. Mengingat tingkat kegagalannya (lama lulusnya bahkan drop out) yang mengambil S3 di dalam negeri cukup tinggi. Tentu saja untuk yang luar negeri agak sulit karena jarak dan biaya. Untuk yang di dalam negeri toh tidak ada salahnya dicoba.

Support dan Penghargaan

Tidak ada salahnya karyasiswa diberi penghargaan walau belum selesai. Banyak caranya, misalnya tetap memberikan gaji ke dosen tersebut, bisa tetap menerima tunjangan serdos (khusus yang biaya sendiri), atau sekedar menjadi pembicara di institusinya. Ini mirip dengan cara sebelumnya, jika yang sebelumnya melibatkan aspek fisik, support dan penghargaan melibatkan aspek mental dan spritual. Si mahasiswa merasa diperhatikan sehingga berusaha sekuat tenaga menjawab tantangan-tantangannya.

Support dan penghargaan pun saya terima, misalnya ketika acara wisuda di luar dugaan ternyata dubes dan atase kebudayaan ikut hadir. Suatu hal sederhana tetapi merupakan wujud penghargaan yang tak bisa dihargai dengan apapun. Pantas saja ada seseorang yang memperhatikan saya yang duduk di depan (wisudawan doktoral selalu di depan), ternyata dia p dubes yang baru (sampai tidak kenal karena lamanya waktu kuliah hingga dubes dan bahkan raja pun sudah ganti yang baru).

Ketika pertemuan asosiasi APTIKOM, seorang rektor dari kampus besar di semarang mengatakan bahwa jika ada dosennya yang lulus doktor dalam negeri, maka akan diberikan umroh gratis. Jika dari luar negeri akan diberi satu unit kendaraan (xenia/avanza). Di kampus saya lebih keren lagi, ketika lulus kuliah (luar atau dalam) akan diberi uang tunai yang besarnya bisa melebihi xenia/avanza … ya … pesangon (maaf cuma guyon .. he he). Sekian semoga bermanfaat, atau minimal bisa menghibur di waktu libur.

Ternyata mereka datang ..

Ada satu hukum alam yang dicetuskan oleh seorang peneliti Italia bernama Vilvredo Pareto (1848-1923) yakni sejatinya di alam berlaku hukum ketidakseimbangan (imbalance). Hukum ini mengatakan bahwa suatu output tertentu dihasilkan oleh peran sebagian kecil pihak. Atau dengan statistik lebih detil disebutkan bahwa 80% hasil output merupakan sumbangsih dari 20% pihak tertentu bukan fivety-fivety/setara/balance. Uniknya di jaman Pareto hidup, teorinya kurang diminati. Mungkin waktu itu jaman tertutup dimana proteksi merajalela dan juga karena era perang. Ditambah lagi mafia-mafia yang menghalangi kealamian proses bisnis.

Analisa 80/20

Ada dua metode terkenal yang bisa diterapkan untuk menerapkan prinsip ini yaitu Analisa dan Cara berfikir 80/20. Analisa bermaksud merinci aspek-aspek tertentu dari prinsip 80/20. Dibutuhkan data-data yang bersifat kuantitatif untuk memastikan khususnya aspek 20% yang menentukan. Terkadang bisa di bawah nilai tersebut, 15%, 10% atau bahkan 1%. Hitunglah omset yang didapat dan selidiki data-data yang menjadi penyebab terbesar (sekitar 80%) dari omset. Maka akan diperoleh data-data rinci yang perlu diperhatikan, diperbaiki, atau ditingkatkan kinerjanya.

Berfikir 80/20

Jika analisa membutuhkan data-data secara kuantitatif maka cara berfikir hanya melihat gejala-gejala bahkan bersifat fuzzy. Ada hal-hal tertentu yang perlu diperhatikan dalam menerapkan cara berfikir 80/20 agar tidak keliru menerapkannya. Selain meyakini bahwa tidak ada keseimbangan dalam alam (misal ada perusahaan/produk tertentu yang mendominasi) juga harus diingat bahwa di alam tidak mungkin berlaku prinsip yang linear. Hal ini terjadi karena suatu output/outcome tidak dihasilkan hanya dari beberapa parameter yang fix saja. Ada faktor-faktor tertentu terkadang muncul jika dilakukan terhadap suatu aspek. Misalnya di toko buku diketahui buku-buku tertentu yang laris dan menyumbang 80% dari keuntungan toko buku tersebut dan si manajer agar lebih untung memperbanyak buku-buku laris tersebut dan mengurangi buku-buku yang kurang laris secara dramatis, maka berhati-hatilah. Karena output merupakan akumulasi faktor-faktor tertentu yang beragam dan terkadang luput dari pantauan. Suatu faktor terkadang mempengaruhi output secara tiba-tiba jika faktor-faktor lain berinteraksi.

Penggunaan Praktis Sehari-hari

Namun untuk kasus-kasus yang kurang beresiko, sepertinya prinsip 80/20 bisa langsung diterapkan. Misalnya jika suatu omset dari sebuah mall 80% berasal dari 20% produk-produk wanita maka secara gampang kita fokus saja meningkatkan performa 20% produk-produk wanita tertentu misalnya dengan menjaga keterikatan konsumen, memperbaiki servis, dan lain-lain. Bagaimana jika fokus meningkatkan agar para pria tertarik seperti wanita dalam berbelanja khusus produk-produk pria? Tentu bisa saja, tetapi dengan membuka segmen baru membutuhkan effort yang lebih besar dibanding hanya berfokus ke 20% produk-produk wanitanya.

Misalnya produk kita menghasilkan output 80% berasal dari 20% pelanggan tertentu, maka secara praktis fokus saja menjaga pelanggan-pelanggan 20% tersebut dengan memperhatikan aspek-aspek tertentu yang menjaga dia tidak kabur. Sebab jika kabur atau beralih, maka dipastikan output 80% akan goyah. Oiya, menurup prinsip ini, 80% produk tertentu yang beredar di pasaran berasal dari 20% produsen tertentu. Apa sebabnya, ada hal-hal tertentu yang membuat produk itu disukai, silahkan baca kembali buku-buku khusus tentang pemasaran. Misalnya ternyata produk yang disukai oleh konsumen adalah yang memberikan nilai tambah, berharga kompetitif, dan sejenisnya.

Untuk Pelajar

Bagaimana dengan para pelajar dan mahasiswa? Silahkan gunakan prinsip ini. Saya pernah menerapkan prinsip ini karena kepepet sekali, yaitu materi yang banyak tetapi waktu yang dibutuhkan sedikit dan nilai harus A atau setidaknya B+. Jika menggunakan prinsip ini, 80% nilai akhir dihasilkan dari ujian tengah, ujian akhir dan tugas proyek yang semuanya sekitar 20%. Diturunkan lagi, jika ada buku teks wajib maka secara pareto, 80% nilai ujian dihasilkan dari 20% bab-bab tertentu. Jadi ketika membaca jangan menggunakan prinsip seimbang (alias dibaca kayak novel dari a- z) melainkan cari bab-bab penting yang berbasiskan soal ujian. Lebih baik lagi jika soal-soal tahun-tahun sebelumnya kita miliki beserta jawaban dan caranya. Untuk pencari beasiswa atau yg sedang studi lanjut, ada baiknya gunakan prinsip ini, dijamin beres, baik dan cepat, mengingat di institusi saya tingkat kelulusan S3 sementara tidak jauh dari angka 50%. Sekian semoga bermanfaat.

Rahmadhood .. hehe

Tiap orang kebanyakan menilai lebih diri sendiri. Aksi demonstrasi buruh yang meminta kenaikan gaji merupakan salah satu menilai diri melebihi upah yang diberikan. Wajar tapi ada baiknya melihat pendapat-pendapat dari tokoh ternama ataupun riset-riset tentang manajemen sumber daya manusia.

Jack Ma mengatakan dalam bekerja ada baiknya bukan mengejar uang, tapi uang yang mengejar kita. Dalam artian, uang yang dibayarkan berdasarkan nilai (value) dari diri kita. Intinya adalah dari pada fokus mencari uang ada baiknya kita meningkatkan nilai diri baik dari pengalaman, pelatihan, studi lanjut, setifikasi, dan lain-lainnya. Dengan demikian kualitas yang ada dalam diri akan mempengaruhi kinerja di tempat kerja kita. Kualitas bisa berupa keterampilan atau pengalaman lain yang tentu saja harus dibuktikan dengan sertifikat dan sejenisnya. Kualitas ini juga mengikuti ketersediaannya di sekitar tempat kerja, jika keterampilan tertentu langka maka bayarannya pun berbeda dengan keterampilan yang banyak orang menguasainya. Prinsip “yang pertama” juga ada baiknya diperhatikan. Jack Ma juga mengatakan jika tidak bisa/sulit jadi yang terbaik, cobalah menjadi yang pertama. Tentu saja yang pertama dalam hal-hal unik yang baik.

Pareto dan Prinsip 80/20

Selain dari pengalaman pakar seperti Jack Ma di atas, ada juga dari hasil riset yang dilakukan oleh Pareto dengan prinsip 80/20-nya. Prinsip ini mengatakan 20% mempengaruhi 80% dari hasil. Angka tersebut bisa saja 10/90 atau bahkan 1/99. Namun prinsipnya adalah ketidakseimbangan (unballance). Lihat saja sekitar kita, terkadang 20% orang-orang menguasai 80% dari kekayaan daerah tersebut.

Prinsip berbasis statistik tersebut ada baiknya diterapkan dalam organisasi kita. Fokuslah memperhatikan 20% dari karyawan yang menghasilkan 80% penghasilan organisasi/perusahaan. Mencari 20% karyawan tersebut adalah tugas berat dari divisi SDM yang terkadang kebanyakan organisasi di daerah kita hanya sekedar bertugas menerima/memecat karyawan saja. Ditambah lagi budaya KKN yang melanda kebanyakan organisasi. Silahkan abaikan 20% karyawan top tersebut jika ingin perusahaan tersebut terpuruk karena mereka kecewa dan kabur meninggalkan perusahaan tersebut.

Yuk, evaluasi diri apakah kita termasuk 20% yang menghasilkan 80% output organisasi atau sebaliknya 80% dari yang kurang menghasilkan apa-apa plus datang dan pergi sesuka hati. Khusus para mahasiswa coba terus mengasah skill dan meningkatkan nilai diri di era yang serba cepat dalam medan pertarungan inovasi dan kreativitas, yang bukan sekedar rutinitas belaka, dan jangan lupa nikmati kehidupan yang singkat ini dengan kegiatan-kegiatan sesuai dengan minat dan pasion.

Setiap orang yang pernah kuliah pasti pernah merasakan yang namanya tugas kelompok. Tugas yang sangat tidak obyektif. Bagaimana tidak, usaha kerja keras yang dilakukan terkadang tidak berbanding lurus dengan hasil, alias “usaha dibohongi hasil” .. hehe. Salah satu sebab utamanya adalah tidak akur dengan rekan satu tim, apalagi banyak yang nebeng nama dan tidak ikut kerja. Bahkan tiap akhir semester ketika ada dosen yang meminta umpan balik, banyak yang menginginkan tidak ada tugas kelompok dan lebih baik tugas proyek perorangan saja.

My Team

Seperti kata spongebob, “tidak semua makhluk dikaruniai perilaku normal”, begitu juga rekan tim ketika saya kuliah dulu. Waktu itu tugas proyek big data sangat sulit dan tidak mungkin dikerjakan seorang diri tanpa bantuan teman kelompok. Ketika pemilihan anggota kelompok, saya tertarik dan memilih rekan dari pecahan Rusia (Uzbekistan), namanya Saba Bakiev. Tertarik karena dia mengulang mata kuliah tersebut, alias dulu tidak lulus. Manfaatnya adalah saya bisa mengetahui peta pertarungan.

“Jangan pakai software yang diusulkan dosen”, katanya. “Tahun lalu, dari empat tim, hanya satu yang bisa jalan”. Waduh, untung dikasih tahu. Akhirnya kami mencari software lain yang kami kuasai, jatuhlah pada C# dan Matlab. Alhasil, nilai A di tangan. Entah, tak tahu si rekan Rusia itu lulus atau tidak, yang jelas waktu ujian dia hanya mengerjakan beberapa menit lalu keluar duluan. Ternyata ketika saya pulang ujian, dia terlihat tanding sepakbola di lapangan kampus … pantas saja dia keluar duluan.

Tentu saja banyak biang kerok-biang kerok lain yang menjengkelkan. Tetapi jika kita bisa memahami rekan tim, banyak manfaat yang diperoleh. Di kelompok mata kuliah lainnya saya pernah menjadi jembatan penghubung antara rekan saya dari Nepal dan Pakistan, repot sekali.  Nyaris gagal proyeknya karena bagian coding SQL ngambek akibat ribut dengan seorang rekan di bagian perancangan sistem (yang katanya sombong kayak bos).

Itulah manfaat S3 dengan format perkuliahan di awal (tidak langsung riset), jadi ada cerita. Beberapa semester setelah wajib kuliah selesai (diakhiri proses kandidasi), dan masuk fase riset, saya jarang bertemu lagi dengan teman-teman karena asyik sendiri dengan tugas risetnya. Bertemu pun hanya ketika jadwal sidang kemajuan yang biasanya akhir-akhir semester (dengan berwajah kusut, atau sengaja dikusut-kusutin biar dosen kasihan).

Jaadi untuk yang sedang mendapat tugas kelompok, nikmati saja karena banyak kenangan indah yang didapat.

Judul yang aneh, mungkin pembaca tidak setuju. Mana ada munafik yang baik. Terlepas dari istilah munafik yang artinya “bermuka dua”, mungkin di sini istilah yang tepat adalah menutup bagian yang memang tidak seharusnya diumbar untuk dilihat, seperti layaknya pakaian yang kita kenakan.

Goal Oriented

Ketika saya bekerja di bank, di satu cabang ada dua divisi yaitu operasional dan marketing. Jika operasional cenderung ketat absen masuknya, alias pagi pulang sore, bagian marketing cenderung santai. Hal ini karena divisi tersebut memang berorientasi pada target, berbeda dengan divisi operasional yang memang melayani transaksi. Tidak ada konflik di antara mereka.

Bagaimana dengan dosen? Tentu saja salah satu bagiannya adalah operasional juga, khususnya pada sisi pengajaran. Harus tepat waktu, karena akan ditiru oleh mahasiswa jika kita malas. Tetapi bagaimana jika memang tidak ada jam mengajarnya? Sementara ada beban meneliti dan mengabdi yang memang berorientasi tujuan (goal oriented). Jadi jika tidak ada mengajar, tidak perlu datang kah?

Tidak Ada Salahnya Menghargai

Tadinya saya memiliki prinsip goal oriented, mungkin terbawa pekerjaan saya di IT waktu di bank dulu yang terkadang kerjanya tidak mengikuti aturan jam masuk-pulang. Bahkan sempat menginap di salah satu cabang di kranji ketika instalasi sever baru. Tapi ketika saya studi lanjut di Thailand, saya melihat dosen pembimbing saya yang memiliki karakter yang menarik untuk dipraktekan, yaitu menghargai.

Dosen pembimbing saya merupakan dosen super sibuk. Tetapi uniknya dia tidak pernah menunjukan sibuknya di hadapan siapapun. Ini mungkin sifat menutup-nutupi darinya yang saya lihat pertama. Walau sulit dihubungi untuk konsultasi, tetapi ketika konsultasi dia akan fokus berhadapan dengan kita, mematikan semua alat komunikasi/koneksi dengan pihak lain. Padahal feeling saya banyak di fikirannya yang harus dikerjakan. Tetapi sikapnya yang berpura-pura hanya fokus ke saya memang dapat diacungi jempol. Di sini dia menghargai mahasiswa.

Lain lagi cerita masalah administrasi. Ketika saya mengirim email perihal prosedur, maka dia akan menjawab 100% prosedural. Mungkin karena via email yang memang bisa dijadikan bukti. Tetapi ketika berbicara via lisan/ketemu, dia bisa fleksibel banget. Kali ini dia menghargai sistem yang ada, dalam artian institusi akan melihat jika dia sangat menghargai aturan di kampus. Walau perkiraan saya dia tidak setuju, tetapi karena menghargai akhirnya dia ikuti.

Memang saya setuju dengan dosen yang fokus ke tujuan (goal oriented), tetapi dengan hanya fokus ke hal tersebut jika datang dan pergi semaunya sepertinya terlihat tidak menghargai bagian operasional (TU, SDM, dll). Apa salahnya mengenakan “baju” terlihat datang rajin ke kampus, intinya sebenarnya adalah menghormati dan menghargai orang lain, lembaga, dan pemilik/yayasan. Bahkan untuk hal tertentu, seperti menggunakan fasilitas kantor, sebaiknya ijin terlebih dahulu ke divisi yang memiliki fasilitas itu, walaupun milik kampus, toh sekali lagi tidak ada salahnya menghargai orang … malah harus lah.