Menggunakan VLOOKUP Pada Microsoft Excel

[komputer.1|manajemen|lab.software|pert.10]

VLOOKUP merupakan satu fungsi yang mirip dengan sistem basis data. Satu buah kunci (key) akan mengarahkan ke field (atribut) yang lain. Misalnya gambar di bawah jika suatu cell diisi dengan kode ADM maka kolom bagian akan mengisi dengan “administrasi”. Begitu juga dengan MAN dan PRS. Begitu pula untuk golongan A, B, dan C yang akan mengisi gaji pokok berdasarkan golongan tersebut.

Cara paling mudah adalah dengan menekan tombol “fx” di bagian fungsi MS Excel. Pertama-tama letakan di Cell yang akan diisi melalui proses vlookup.

Ketik di kolom “search” dengan kata kunci vlookup tekan enter (atau klik Go) maka akan ditemukan fungsi vlookup. Tekan Ok untuk lanjut mengisi parameter vlookup.

Ada tiga isian yang harus diisi range-nya: Lookup_value, Table_array, dan Col_index_num. Sebagiknya tidak diisi manual, melainkan dengan mengklik lewat mouse. Tekan simbol tabel di bagian kanan.

Untuk Lookup_value diisi dengan kolom dimana suatu kode/key akan dilihat referensinya, misalnya ADM, maka arahkan ke sebelah kiri Cell yang akan diisi lalu tekan klik kiri pada mouse.

Untuk Table_array diisi dengan matriks referensi (biasanya lebih dari satu kolom). Jangan lupa tekan F4 untuk memberikan simbol $ di baris maupun kolomnya.

Terakhir dan tidak kalah pentingnya, Col_index_num berisi kolom ke berapa. Dalam hal ini kolom 2 menunjukan referensi ADM yaitu Administrasi. Tekan OK dan pastikan berubah sesuai dengan referensi pada cel yang menjadi Lookup_value. Berikutnya tinggal mengkopi cel tersebut ke seluruh cell yang akan dicari nilai vlookupnya.

Iklan

Membuat Histogram

[komputer.1|manajemen|lab.sainstech|pert.9]

Histogram adalah grafik yang menunjukan hubungan data dengan frekuensi dalam inteval tertentu. Grafik ini penting untuk menunjukan sebaran nilai suatu data. Sehingga informasi dapat digali dari data tersebut. Misalkan kita memiliki data nilai sebagai berikut:

Berikutnya kita ingin melihat sebaran nilai tersebut dalam suatu interval:

Excel memiliki fasilitas “Data Analysis” yang dapat diakses di Menu Data (biasanya di sebelah kanan atas).

Excel akan mengeluarkan jendela Data Analysis. Pilih Histogram dilanjutkan dengan memilih range data.

Pilih range data nilai di atas serta bagian bin range data yang berisi data interval di atas.

Setelah ditek OK maka akan tampak Sheet baru yang menunjukan data tersebut.

Membuat Sitasi dan Daftar Pustaka Otomatis pada MS Word

[komputer.1|manajemen|lab.sainstech|pert.7]

Saat ini Mendeley merupakan alat sitasi otomatis yang banyak digunakan oleh peneliti-peneliti di seluruh dunia. Tetapi jika tidak sempat membuat akun Mendeley, gunakan saja fasilitas yang ada di Microsoft Word. Perhatikan menu RERENCES di bawah ini, khususnya pada bagian Citation.

Manage Sources

Langkah pertama untuk membuat sumber sitasi adalah mengisi sumber sitasi pada Manage Sources. Isi jenis sitasinya: buku, jurnal, laporan, dan lain-lain. Untuk pengarang, gunakan format <last_name>, <first_name>, <middle_name>.

Tekan New jika ingin menambahkan satu sumber (1). Pastikan tipe sumber sesuai (2), jika tidak pilih yang sesuai. Isi data-data tulisan secara lengkap (3). Tekan OK jika sudah selesai. Berikut cara menyisipkan sitasi di tulisan.

Arahkan kursor di lokasi tempat sitasi berada, misalnya setelah kata “Menurut”. Pilih References Insert Citation – pilih nama pengarang yang akan disitasi. Maka secara otomatis Word akan mengisi (Sunandar, 2017). Praktis bukan? Bahkan jika ingin merubah Style (defaultnya APA), format akan berubah juga. Coba ganti style menjadi IEEE, maka format akan berubah seperti di bawah ini (format angka).

Membuat Reference Otomatis

Jika sudah selesai mensitasi, di akhir tulisan dapat ditambahkan daftar pustaka. Caranya adalah dengan meletakan kursor di bagian bawah tulisan lalu tekan References Bibliography dan pilih yang sesuai/diinginkan.

Pastikan muncul daftar pustakan yang diinginkan beserta formatnya. Selamat mencoba. Tapi sangat disarankan menggunakan Mendeley.

Mail Merge Untuk Surat Berantai

[komp.1|manajemen|lab.sainstech|pert.6]

Surat berantai adalah surat yang ditujukan untuk beberapa orang dengan isi yang sama. Biasanya surat undangan atau pemberitahuan. Surat tersebut hanya diketik sekali, tetapi Microsoft Word akan memberikan kepada/tujuan yang berbeda tiap kali surat tersebut dicetak. Misalnya akan dibuat surat undangan ke seluruh ketua jurusan sebanyak enam orang, maka dengan layanan mail merge dengan satu surat dihasilkan enam surat dengan tujuan yang berbeda. Postingan ini membahas bagaimana membuatnya.

Membuat Surat

Pertama-tama siapkan terlebih dahulu surat yang akan dikirim berantai (lihat pert 5 untuk jenis-jenis surat). Di bawah ini kosongkan tujuan, jabatan, serta alamatnya.

Membuat Daftar Penerima

Daftar penerima dapat dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel. Buat daftar enam penerima tersebut berisi kolom panggilan, nama, jabatan, dan alamat. Di sini panggilan untuk membedakan bapak/ibu atau Dr/Prof.

Selanjutnya file Excel yang berisi nama penerima tersebut disimpan di folder yang sama dengan file word surat. Jika sudah, masuk ke menu Mailings Start Mail Merge Step-by-Step MM Wizard.

Perhatikan sisi kanan bawah. Tampak indikator langkah ke berapa. Lanjutkan hingga langkah ke enam, dimulai dari pemilihan file excel berisi penerima.

Di langkah ketiga Anda akan diminta memilih list. Arahkan ke file Excel yang baru saja kita buat.

Silahkan pilih siapa saja yang akan dikirim file-nya. Atau centang semua jika memang semua orang akan dikirim surat.

Tahap berikutnya mengisi field yang dituju dengan data penerima. Perhatikan penempatan mouse/kursor di tempat yang sesuai dilanjutkan menekan data isian.

Tahap kelima adalah memastikan tujuan surat sudah sesuai dengan yang diinginkan. Selamat mencoba.

Gaya Surat Menyurat

[komp.1|manajemen|lab.sainstech|pert.5]

Ada beragam style surat-menyurat dari yang jadul hingga yang modern. Namun demikian ada komponen yang sama antara lain: Kop Surat, no-lamp-hal, tanggal surat, tujuan/kepada, isi, dan penandatangan, serta tembusan dan inisial pembuat surat. Postingan sederhana ini membahas gaya-gaya surat yang biasa diterapkan di beberapa kantor/institusi.

Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk ini paling mudah karena semua komponen diawali dari sisi kiri.

Lurus (Block Style)

Gaya surat ini mirip lurus penuh tetapi tanggal dan penandatangan berada di kanan seperti gambar di bawah ini.

Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf Style)

Bentuk ini mirip bentuk lurus, hanya saja paragraf isi menggantung (hanging) mirip dengan daftar pustaka sebuah jurnal.

Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk ini mirip gaya menggantung, hanya saja isi tiap paragraf maju beberapa spasi, mirip paragraf sebuah tulisan di buku. NOTE: Perhatikan format penulisan kepada/tujuan yang tiap baris menjorok beberapa spasi dari sebelumnya.

Bentuk Gaya Resmi Indonesia (Official Style)

Bentuk ini biasa diterapkan di departemen-departemen. Ada jenis yang lama, ada juga yang baru. Bentuk yang lama (kiri) di salam penutup dan NIP menjorok, sementara yang baru (kanan) rata sama dengan salam penutup dan nama penandatangan. Kepada/tujuan surat juga sedikit berbeda penempatannya. Salah satu yang membedakan dengan gaya surat-menyurat yang lain adalah margin kiri rata dengan awal isian no, lamp, dan hal, termasuk juga kepada/tujuan. Kecuali tembusan rata dengan no, lamp, dan hal. Sekian semoga bermanfaat.

Referensi:

  • surat.porosilmu.com

Membuat Satu Halaman Landscape Pada Sebuah Naskah

[komputer1|psikologi|lab.soft|pert4]

Terkadang satu halaman karena berisi tabel yang melebar agar terlihat jelas dibutuhkan format landscape. Karena hanya satu lembar/page yang landscape maka diperlukan format section agar section lainnya tidak terpengaruh oleh format landscape-nya.

Menggunakan Fungsi Section Breaks

Format ini memisahkan satu section dengan section lainnya. Letakan kursor pada bab yang akan dibedakan section-nya. Lanjutkan dengan menu Page Layout Breaks Section Breaks dan lanjutkan memilih Next Page jika belum pindah halaman dan Continuous jika sudah pindah halaman.

Jika sudah selesai pastikan Section terpisah, misal section 1 dan section 2. Kemudian pada page/lembar berikutnya lakukan cara yang sama, sehingga section 2 yang akan landscape terpisah dengan section 1 dan section 2 yang portrait.

 

 

Kemudian lakukan hal yang sama untuk section 3. Jadi urutannya section-1, Section 2 dan section 3. Jika section 2 dirubah jadi landscape section 1 dan 3 tidak ikut landscape. Hanya saja perhatikan lagi format page number – nya. Selamat mencoba..

Membuat Halaman yang Berbeda dalam Satu Naskah

[komputer1|psikologi|lab.software|pert.3]

Dalam satu naskah yang berisi daftar isi, kata pengantar, bab 1 dan seterusnya terkadang memiliki penomoran halaman yang berbeda. Misalnya daftar isi memiliki nomor halaman i, ii, iii, dst sementara bab 1, bab 2, dan seterusnya bernomor 1, 2, 3, .. dan seterusnya.

Page Break

Pisahkan dengan fungsi Page Break dengan menekan Insert – Page break.

Section Break

Jika page break sudah dilakukan semua, langkah berikutnya adalah membuat section break yang akan memisahkan satu section (bab) dengan section lainnya, misalnya antara bab 1 dengan daftar tabel, daftar gambar dan daftar isi. Arahkan kembali kursor di sisi BAB I kemudian masuk ke Page Layout – Breaks – Section Break. Pilih fungsi yang sesuai yaitu Next Page.

Dengan melakukan Section Breaks maka antara bab 1 dan daftar tabel dianggap bab yang berbeda. Untuk mengujinya dobel klik di atas Bab 1 dan pastikan ada dua section yang terpisah (section 1 di atas dan section 2 di bawah).

Membuat Halaman

Pada Daftar Isi tambah halaman dengan menu Insert – Page Numbers – Buttom of Page misalnya. Jangan khawatir nanti bisa diset ulang. Pastikan ada halaman muncul di bagian bawah berkas tersebut.

Berikutnya, karena misal menurut panduan penulisan bahwa daftar isi, daftar gambar dan daftar tabel ditulis dalam format huruf: i, ii, iii, dst, maka harus dilakukan format halaman ulang.

Memformat Nomor Halaman

Arahkan ke nomor halaman, lalu sorot dengan kursor (menekan sambil ditahan) halaman tersebut. Pastikan nomor halaman tersorot.

Setelah itu muncul jendela Format Page Numbers. Ganti format angka dengan format huruf i, ii, dan seterusnya.

Terakhir perlu merubah nomor halaman bab 1 yang sebelumnya lanjut dari halaman daftar tabel menjadi halaman 1.

Lanjutkan dengan me-refresh/update daftar isi agar sesuai dengan halaman yang baru saja diseting. Pastikan halaman sudah berubah sesuai dengan format (daftar isi, daftar gambar, dan daftar tabel berturut-turut i, ii, dan iii, sementara bab 1 dan seterusnya 1, 2, 3, dan seterusnya).

Menghapus Section Break (UNDO Section Break)

Dobel klik di halaman atas untuk membuka header – footer. Masuk ke menu View – Draft. Arahkan ke Section Break (Next Page). Lanjutkan dengan menekan Delete di Keyboard. Kembalikan ke lagi ke Print Layout.