Instruksi pemerintah yang mengharuskan kampus melaksanakan perkuliahan daring memaksa kampus membuat strategi agar perkuliahan memiliki kualitas yang mendekati perkuliahan tatap muka. Hasil evaluasi semester yang lalu yang dilakukan terpaksa secara daring menimbulkan umpan balik berupa ketidakpuasan mahasiswa. Beberapa demonstrasi dilakukan agar biaya kuliah online dibedakan dengan tatap muka. Tentu saja tuntutan tersebut sulit diakomodir.

Blended learning yang sejatinya gabungan dari tatap muka dengan e-learning banyak diadopsi oleh beberapa kampus dengan modifikasi dimana tatap muka diwakilkan dengan online meeting. Akibatnya aplikasi-aplikasi pendukung online meeting banyak dicarai, antara lain: zoom, google meet, team link, dan sebagainya.

Contoh Penjadwalan

Meeting dengan zoom dapat dilakukan secara langsung dengan menekan tombol New Meeting bisa juga dengan penjadwalan. Untuk perkuliahan resmi atau webinar-webinar lainnya ada baiknya langsung dijadwalkan dengan menekan tombol Schedule.

Banyak isian yang harus dimasukan di form ketika Schedule ditekan. Tanggal dan jam acara beserta durasi merupakan komponen penting. Misalnya kita akan membuat online meeting dengan spesifikasi sebagai berikut:

• User bisa langsung online dengan video dan suara.
• User tidak perlu memasukan kode meeting.
• User tidak perlu “sign in” di aplikasi zoom.

Langkah-Langkah Penjadwalan

Langkah yang dilakukan adalah menekan tombol Schedule dilanjutkan dengan mengisi sesuai dengan spesifikasi. Tekan tombol Advanced Option karena ada fasilitas tertentu yang diperlukan, yakni user tidak perlu “sign in” di aplikasi.

Kalender bisa digunakan untuk pengingat, biasanya dengan Google Calender. Beberapa konfirmasi perlu dilakukan karena zoom akan berinteraksi dengan Google. Bagian Advanced Option perlu diisi seperti gambar berikut.

Contoh pilihan di atas berarti kita menyediakan satu virtual waiting room sebelum host meng-admit (membolehkan masuk room). Enable join before host berarti user bisa masuk walau meeting room belum men-start meeting, tetapi tetap saja host perlu meng-admit. Mute participants upon entry memaksa user yang baru masuk tidak aktif microphone nya. Only authenticated users can join: Sign in to Zoom perlu di -unchek karena kita ingin user tidak perlu sign in di Zoom. Biasanya orang-orang tua di kampung tidak bisa atau sulit sign up/register di sebuah aplikasi, bahkan email pun tidak punya. Terakhir Automatically record meeting bermanfaat untuk merekam meeting, baik di komputer kita maupun di cloud.

Manajemen Meeting

Terkadang pemilik akun tidak ditugasi menjadi host. Maka perlu ada transfer host dari pembuat jadwal meeting dengan host baru yang harus standby menjaga meeting dengan baik. Kalau di tatap muka dianalogikan dengan pembawa acara/panitia.

Cara transfer host mudah saja yaitu dengan menekan tombol Participants dilanjutkan dengan menekan peserta yang sudah masuk room untuk dijadikan host. Tekan tombol More lalu pilih Make a Host. Mudah saja ternyata, tapi hati-hati jangan sampai salah memilih akun. Sebaiknya transfer saja ketika baru sedikit yang masuk atau kalau perlu ketika baru berdua saja setelah sedikit pembicaraan agar dia siap menjadi host dengan tugas meng-admit peserta lain yang nantinya akan hadir. Demikian, semoga bisa membantu, selamat ber-online meeting.