Pertemuan V: Project Management

Dr. Eng. Sukrisno Mardiyanto

Planning

Sulit dilaksanakan, hanya ada dua kemungkinan: berhasil atau gagal.

How to Schedule:

1. Identifikasi apa yang kita butuhkan (WBS)
2. Identifikasi berapa besar ukurannya

Size estimation techniques

1. Identifikasi ketergantungan antar tugas

Prinsip WBS adalah membagi proyek menjadi bagian-bagian kecil (decompose).

Work Packages

Tugas diskrit dengan hasil akhir yang telah didefinisikan

Ibarat daun pada tanaman

Aturan satu dua

Tidak terlalu besar tetapi tidak terlalu kecil

Teknik WBS:

–          Top-down

• Cocok untuk permasalahan yg dipahami
• Teknlologi dan metodologinya baru
• Seperti proyek2 sebelumnya

–          Buttom-up

• Butuh waktu lama

–          Analogy

• Berdasarkan pengalaman masa lalu
• Butuh proyek pembanding

–          Rolling wave

–          Post in on the wall

Code-Based Estimates

Perkiraan proyek berdasarkan banyaknya ketikan program

Keuntungan

–          Mudah dipahami

–          Mudah diukur

–          Mudah membandingkan

Kerugian

–          Sulit diestimasi di awal siklus

–          Bervariasi tergantung language

–          Cenderung memperbanyak coding

–          Sering menggunakan code generator menghasilkan excess code (menambah jumlah baris yg tidak berguna).

Net Present Value (NPV)

–          Membandingkan keuntungan dua proyek.

TUGAS KELOMPOK IT PROJECT MANAGEMENT

1. Proyek Pembangunan Portal e-commerce berbasis Web Service
2. Proyek Pembangunan Sistem e-Government berbasis service Oriented Architecture (SOA).
3. Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kependudukan dengan Single Identity Number berbasis Unified Process (UP).
4. Proyek pembangunan Pengontrolan Lalu lintas (Automatic Traffic Control) berbasis RAD (Rapid Application Development).
5. Proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit berorientasi Object.
6. Proyek Pembangunan Sistem Pemilihan Umum berbasis e-Voting dengan Model-driven software Development.

NOTE: materi UTS sampai dengan Schedulling.

Pertemuan IV:

Hari/tgl: sabtu 16 Mei 09

Dosen: Dr. Sukrisno Mardiyanto, M.Eng.

Your PM Proses : why, what, how do dan done.

Langkah primer perencanaan:

–          Identifikasi scope proyek dan tujuan

–          Mengidentifikasi lingkungan organisasi proyek

–          Menganalisa karakteristik proyek

–          Mengidentifikasi produk proyek dan aktivitasnya

–          Memperkirakan usaha tiap aktivitas

–          Mengidentifikasi resiko

–          Mengalokasi sumber daya

–          Review

Dokumen yang dihasilkan : documen dan produk (SD, SQAP, SCMP, Risk Management Plan, Software Process Improvement Plan, Communications Management Plan, Migration Plan,oprerational plan.

Sebagai PM, pilih dokumen yang cocok. Sebaiknya ada SDP, dll.

Produk document: statemen of need, system interface spec, software req, dll.

Software Project Survival Guide: (lihat ebook).

Planning:

–          Berapa biayanya?

–          Akan dilaksanakan berapa lama?

–          Berapa banyak orang yang dibutuhkan?

–          Apa yang bisa menjadi masalah?

Software Development Plan

–          SPMP

–          Beberap orang menganggap paling penting adalah SRS (menyatukan beragam dokumen)

Communication Management Plant

–          Bisanya bagian dari SPMP

–          Menggambarkan aliran informasi ke seluruh bagian (mengambil dan mendistribusikan info).

–          Status meeting-nya: bulanan, mingguan, harian serta status report adalah vital.

Planning, estimating dan scheduling merupakan satu paket.

Plan: identify activitas, tak ada waktu dan hari yang jelas.

Estimating: menentukan ukuran dan lama suatu pekerjaan.

Schedulling: menambah start dan akhir dengan waktu yang jelas serta hubungan dlm pekerjaan itu.

Bagaimana Membuat Schedule:

1. Menentukan apa yang butuh dikerjakan

Dengan Work Breakdown Structur (WBS)

1. Mengidentifikasi berapa banyak (ukuran)
2. Menentukan ketergantungan
3. Seberapa lama proyek akan berjalan?

Mempartisi Proyek Kita:

–          Kita harus mendekomposisi proyek menjadi potongan kecil.

–          Semua proyek harus mempartisi

–          Membagi dan menguasi

–          Dua penyebab kegagalan: lupa sesuatu yang kritikal dan salah sasaran.

Work Breakdown Structur: WBS

–          List hierarchy dari aktivitas kerja

–          2 format:

Outline

Graphical tree

–          Dengan sistem penomoran desimal, contoh: 3.1.5

–          Termasuk development, mgmt dan pekerjaan pensupport proyek

Contract WBS (CWBS) – untuk memantau pelaksanaan pekerjaan secara kasar

–          2/3 level

–          High level tracking

Project WBS:

–          Ditentukan oleh PM dan team

–          Detil

–          Lihat power point pa sukrisno, cepet banget ..

WBS Chart Example

–          Mirip HIPO 0.0 dipecah 1.0, 2,0 dst

Tipe-tipe WBS:

–          Process WBS

–          Product WBS

–          Hybrid WBS

(contoh ada di slide)

WBS diaplikasikan biasanya menggunakan Gantt Chart (bisa dengan ms project)

Work Packages

–          Pekerjaan terpisah dengan hasil yang telah didefinisikan

–          Seperti daun pada pohon

–          Aturan one-to-two : biasanya 1 atau 2 orang untuk 1 atau 2 minggu

–          Dasar dari monitoring dan reporting progress.

–          Edealnya lebih singkat dari yang panjang.

(makin kecil skala makin sulit di-manage)

WBS:

–          List of aktivitas bukan benda

–          List of item, dapat datang dari beragam sources (SOW, proposal, brainstorming, stakeholder, dan tim)

–          Menggambarkan aktivitas menggunakan bahasa “bullet”.

Estimation:

–          Target vs committed Dates

Target: diproposed oleh bisnis/marketing

–          Jangan commit segera

–          Commited: setelah tim setuju

LOC Estimate Issues

–          Bagiamana mengetahuinya?

–          Bagaimana jika bahasa yang berbeda?

–          Bagaimana dengan gaya programmer?

–          Statistik: rata-rata produktivitas programmer 3000 LOC/yr

–          Banyak pendekatan algoritmik setelah requirements.

Function Point

(bagian2 dari software yang terkait dengan fungsi).

–          Menghitung bisnis function per kategori

–          Buat faktor kompleksitas

–          Mengeset bobot pengali untuk masing2 (0 >15).

–          Hasilnya akan di ajust menghasilkan

–          Menghitung influence multiplier dan apply

–          Hasilnya functional point pertama.

Wideband Delphi

(dibahas pada pertemuan lain)

COCOMO

Stand for Cosnstructive Cost Model

–          Mengijinkan tipe aplikasi, ukuran dan COST driver

–          Hasil keluarannya dalan Person Months.

Mengetahui Deadlines:

Tahun fiskal dls

Parkinson’s Law

“Work expands to fill the time available”

Student Syndrome

“Procrastination until the last minute

Tugas II: Membandingkan dua jurnal

Masuk ke google schooler

Pilih satu artikel jurnal yang dianggap populer (baik) – cek citation index-nya.

Pilih satu artikel lain yang setopik (biasa-biasa saja).

Buat ringkasan kedua artikel itu.

Bandingkan dua artikel dari sisi:

– Melihat persamaan dan perbedaan serta kelebihan dan kekurangan.

– Saran perbaikan

Jumlah halaman kurang dari 10

Jumlah daftar pustaka minimum 5 jurnal

Format laporan – standard

Waktu 2 Minggu.

Pertemuan IV: IT dan Organisasi

Bentuk ideal organisasi masa depan yang berbasis IT itu bagaimana? Hingga saat ini belum ada. (buku ken chendu). Organisasi itu seperti silo (pulau2) yang masing2 sibuk dengan urusan sendiri. Cenderung mengarah ke atas. Dasar fikirannya adalah teori organisasi. Untuk mengurangi kompleksitas dengan cara membagi divisi-divisi. Intinya adalah mengurangi communication channel (sifatnya eksponensial). 3 orang 3 channel, 6 orang 6 channels, 9 orang 15 channel dan seterusnya. Sehingga diharapkan tiap tim antara 10 hingga 15 orang.

Tujuan pembagian divisi:

1. Menangani kompleksitas
2. Mencapai kemahiran
3. Mengurangi switching costs
4. Mengurangi training costs
5. Meningkatkan scalability

Specialization & Control (merupakan sesuatu yang kontradiktif)

Mula-mula tugas tertentu single. Setelah membesar, maka dipecah menjadi beberapa task. Kian mebesar maka dipecah lagi menjadi spesialisasi. Tetapi makin banyak spesialisasi, makin sulit mengontrolnya. Sehingga dibutuhkan usaha lebih untuk mengontrolnya.

Mekanisme koordinasi menurut Mintzberg, 1979.

Mutual adjustment: koordonisasi lewat komunikasi informal.

Direct Supervision: ditugasi seorang supervisor yang bertanggung jawab terhadap lainnya.

Tugas dengan standarisasi: berisis tugas dengan detil spesifik.

Keluaran yang terstandarisasi: produknya harus berstandard.

Kemampuan yang terstandarisasi: pengetahuan, kemampuan atau training yang dibutuhkan.

Note: Hasil penelitian di jerman, dalam 1 group, jumlah idealnya adalah 5 orang.

Tahapan pertumbuhan organisasi.

Untuk organisasi kecil: tidak dibutuhkan mekanisme koordinasi yang ketat. Komunikasi dilakukan secara informal.

Saat organisasi tumbuh: diperlukan grouping dalam departemen berdasarkan:

Fungsionalitas dan formasi.

Struktur organisasi dibagi menjadi 3 level yaitu strategic, manajerial control dan kontrol operasi. Ditampilkan formasi Mintzberg sebagai pengembangan dari Anthony.

Mengapa banyak perusahaan-perusahaan gagal melakukan integrasi?

1. Orang banyak fokus ke tugas individual masing2 vertikal.
2. Tidak disarankan grouping berdasarkan fungsi.
3. Tidak ada suatu mekanisme untuk koordinasi aliran proses. Masalah koordinasi cenderung meningkat.

Hkm more: teknologi it makin lama makin cepat (ditampilkan grafiknya). Kecepatan meningkat, storage makin murah. Dengan histori: 1st – vacum, 2nd – transistor, 3rd – IC dan 4th – LSI.

Kesalahan komunikasi yang muncul disebabkan oleh:

1. Konektifitas lebih dari sekedar isu teknis.
2. Legacy system (usang) yang mengakibatkan kelambanan. Diterangkan saat UI memproses SKALU (sebelum UMPTN) yang waktu itu dengan bahasa COBOL. Tapi saat ini sudah tidak support. Mau dibuang sayang, tdk dibuang rugi. Cara terbaiknya dengan re-engineering (penulisan bahasa ulang).
3. tidak ada standarisasi bersama. Biasanya dijumpai tiap daerah di Indonesia memiliki standar yang berbeda.
4. respon tidak langsung

Saat ini konektivitas dan respon makin meingkat dengan adanya internet. (setelah facebook, muncul tweeter).

Era managemen IS:

1. Era pertama: monopoli focus pada efisiensi dan produktivitas
2. Era II: Market free, fokus ke evektivitas group dan individu.
3. Era III: network dalam komputer fokus pada value.

Knowledge Base (expert system) masuk AI atau DSS? Walaupun ES dari AI, tetapi ES sering dipakai DSS. Sehingga banyak sistem yang overlapping.

Apa yang khas dari executive IS? Executive IS harus mampu juga melihat detil (break down cappability) harus juga scanning (akses data dari external). Istilah baru yang ada Pada EIS adalah dashboard. Dashboard : menampilkan informasi secara simultan, sehingga mengetahui informasi mana yang critical mana yang tidak, dan mudah dicerna oleh kalangan atas. Dilanjutkan dengan data mining dan data warehouse.

Kesalahan dalam mengalokasikan sumber daya:

1. Akibat ketidaksetimbangan distribusi setralisasi ataukah desentralisasi.
2. Duplikasi data dalam fungsi IS
3. Kesenjangan digital antara negara utara – selatan.

Proses Bisnis adalah ?

Apa perbedaan antara function dengan process?

Function	Process
Fokus apa	Fokus bagaimana
Vertical	Horizontal
Statis	Dinamis
Ask	custom

Value Chain:

Kita bisa mendifinisikan primary activity (operation, outbound logistics, marketing and sales dan service) dan support activity (infrastructure, dll).

Business Process Reengineering (BPR)

(Michael Hammer: Father of Reengineering).

Prinsip Hammer

1. Yang penting hasil (outcomes)
2. Kerjakan apa yang bisa (user output/do it yourself).
3. dll

J- Welch: Perusahaan Hybrid, perusahaan besar yang memiliki jiwa kecil. Secara fisik google tidak memiliki gedung megah, tetapi termasuk kategori perusahaan besar.

Terakhir pa Dana membahas merubah struktur organisasi (pemangkasan) hingga diperoleh perusahaan dengan struktur organisasi yang sesuai dengan yang dikehendaki. Hasil : On Demand Enterprise (karya IBM), orientasi customer dan mengatasi ancaman luar.