Mungkin banyak pembaca yang sudah terbiasa mengisi form IEEE copyright yang biasanya diminta oleh pengelola jurnal atau seminar sebelum tulisan dipublikasi lewat IEEE. Saya sendiri baru dua kali, dan seperti biasa masalah lupa merupakan kendala utama. Terpaksa email-email yang dahulu dibuka-buka lagi untuk contekan. Untuk yang baru pertama kali, mungkin postingan ini bisa sedikit membantu.
Setelah mengunduh form dari link yang disediakan pengelola seminar (misalnya ICIC 2017), buka dengan Pdf reader yang bisa mengisi TEXT karena harus ada isian yang diisi. Banyak software yang tersedia di internet, misalnya Foxit Pdf reader. Dengan menggunakan menu Comment tinggal menempatkan text box di lokasi isian.
Bagi yang tidak suka menginstal software Pdf reader yang bisa mengisi text box, bisa dengan cara mengkonversi form IEEE itu menjadi ms word. Banyak fasilitas online yang tersedia misalnya link ini. Tinggal upload file pdf kemudian file doc siap diunduh dan diisi.
Sekarang masalahnya adalah mengisinya. Ada lima isian yang harus diisi yaitu: 1) judul paper, 2) Author, 3) Nama jurnal/conference, 4) Nama dan tanda tangan, 5) Tanggal penandatanganan. Biasanya, panitia seminar sudah mengisikan nama conference yang akan dilaksanakan.
Kemudian bagian penandatanganan sedikit hati-hati karena ada tiga isian tanda-tangan. Isi pada bagian di bawah General Terms, jangan pada isian US Government .. dan Crown … Nama dan tanggal bisa diisi dengan ketikan atau tulis tangan seperti saya (maklum darurat, sedang pelatihan IELTS 3 bulan di jogja).
Setelah itu di-scan dan kirim ke panitia. Itu merupakan paper pertama saya (diselenggarakan oleh universitas indonesia), terindeks di IEEE dan Scopus, sejak tulisan ini dibuat sudah disitasi dua kali. Yang terpenting sebenarnya adalah naskah diterima dulu, direvisi dan siap publish. Sekian, semoga sedikit bermanfaat.
Rahmadya Trias Handayanto 