Mail Merge Untuk Surat Berantai

[komp.1|manajemen|lab.sainstech|pert.6]

Surat berantai adalah surat yang ditujukan untuk beberapa orang dengan isi yang sama. Biasanya surat undangan atau pemberitahuan. Surat tersebut hanya diketik sekali, tetapi Microsoft Word akan memberikan kepada/tujuan yang berbeda tiap kali surat tersebut dicetak. Misalnya akan dibuat surat undangan ke seluruh ketua jurusan sebanyak enam orang, maka dengan layanan mail merge dengan satu surat dihasilkan enam surat dengan tujuan yang berbeda. Postingan ini membahas bagaimana membuatnya.

Membuat Surat

Pertama-tama siapkan terlebih dahulu surat yang akan dikirim berantai (lihat pert 5 untuk jenis-jenis surat). Di bawah ini kosongkan tujuan, jabatan, serta alamatnya.

Membuat Daftar Penerima

Daftar penerima dapat dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel. Buat daftar enam penerima tersebut berisi kolom panggilan, nama, jabatan, dan alamat. Di sini panggilan untuk membedakan bapak/ibu atau Dr/Prof.

Selanjutnya file Excel yang berisi nama penerima tersebut disimpan di folder yang sama dengan file word surat. Jika sudah, masuk ke menu Mailings Start Mail Merge Step-by-Step MM Wizard.

Perhatikan sisi kanan bawah. Tampak indikator langkah ke berapa. Lanjutkan hingga langkah ke enam, dimulai dari pemilihan file excel berisi penerima.

Di langkah ketiga Anda akan diminta memilih list. Arahkan ke file Excel yang baru saja kita buat.

Silahkan pilih siapa saja yang akan dikirim file-nya. Atau centang semua jika memang semua orang akan dikirim surat.

Tahap berikutnya mengisi field yang dituju dengan data penerima. Perhatikan penempatan mouse/kursor di tempat yang sesuai dilanjutkan menekan data isian.

Tahap kelima adalah memastikan tujuan surat sudah sesuai dengan yang diinginkan. Selamat mencoba.

Gaya Surat Menyurat

[komp.1|manajemen|lab.sainstech|pert.5]

Ada beragam style surat-menyurat dari yang jadul hingga yang modern. Namun demikian ada komponen yang sama antara lain: Kop Surat, no-lamp-hal, tanggal surat, tujuan/kepada, isi, dan penandatangan, serta tembusan dan inisial pembuat surat. Postingan sederhana ini membahas gaya-gaya surat yang biasa diterapkan di beberapa kantor/institusi.

Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk ini paling mudah karena semua komponen diawali dari sisi kiri.

Lurus (Block Style)

Gaya surat ini mirip lurus penuh tetapi tanggal dan penandatangan berada di kanan seperti gambar di bawah ini.

Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf Style)

Bentuk ini mirip bentuk lurus, hanya saja paragraf isi menggantung (hanging) mirip dengan daftar pustaka sebuah jurnal.

Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk ini mirip gaya menggantung, hanya saja isi tiap paragraf maju beberapa spasi, mirip paragraf sebuah tulisan di buku. NOTE: Perhatikan format penulisan kepada/tujuan yang tiap baris menjorok beberapa spasi dari sebelumnya.

Bentuk Gaya Resmi Indonesia (Official Style)

Bentuk ini biasa diterapkan di departemen-departemen. Ada jenis yang lama, ada juga yang baru. Bentuk yang lama (kiri) di salam penutup dan NIP menjorok, sementara yang baru (kanan) rata sama dengan salam penutup dan nama penandatangan. Kepada/tujuan surat juga sedikit berbeda penempatannya. Salah satu yang membedakan dengan gaya surat-menyurat yang lain adalah margin kiri rata dengan awal isian no, lamp, dan hal, termasuk juga kepada/tujuan. Kecuali tembusan rata dengan no, lamp, dan hal. Sekian semoga bermanfaat.

Referensi:

  • surat.porosilmu.com

Instant Quiz dengan KAHOOT – Part 2

Jika sudah Sign Up dengan Kahoot berikutnya kita coba membuat quiz-nya. Sebenarnya Kahoot sekedar media/alat bantu membuat quiz instan. Tetap saja konten (learning management system) ditangan tutor. Ada contoh-contoh quiz bawaan Kahoot. Silahkan mencoba. Jika ingin membuat yang baru tekan Create yang berada di pojok kanan atas.

Ada empat pilihan soal: Quiz, Jumble, Discussion atau Survey. Di sini kita ambil contoh Quiz.

 

Ada soal/Question yang harus diisi dilanjutkan dengan mengisi pilihan jawaban. Untuk jawaban yang benar tekan simbol centang di samping answer. Tekan + untuk menambah soal baru hingga beberapa soal. Jika sudah tekan Save di pojok kanan atas.

Soal dapat di-share agar bisa digunakan oleh tutor-tutor yang lain. Cara memainkannya adalah dengan menekan tombol Plat It.

 

Ada dua pilihan yaitu player vs player atau team lawan team. Pilih saja misalnya player vs player. NOTE: Kahoot yang dishare tersebut berfungsi sebagai ADMIN yang mengatur jalannya quiz. Dengan kata lain untuk tutor/teacher, bukan untuk siswa yang akan mengikuti ujian/quiz.

Bertanding

Ketika dijalankan dengan menekan tombol Play It. Kahoot akan memberikan PIN secara random yang harus diisi oleh peserta quiz ketika menjalankan Kahoot (www.kahoot.it). Setelah memasukan PIN, maka player diminta mengisi identitas bebas. Peserta akan tampak di ADMIN.

Misalnya peserta bernama Yes dan No. Tunggu semua peserta daftar quiz. Jika sudah mulai tekan Start di sebelah kanan.

Di bagian ADMIN, soal akan tampak. Biasanya ditayangkan di LCD di depan kelas. Atau bisa juga dengan cara lain, misal ditulis di grup WA, Chat, dll. Soal berikutnya akan lanjut setelah ADMIN menekan tombol Next di sebelah kanan atas soal quiz.

ADMIN dapat memonitor jumlah peserta yang menjawab dengan benar dan salah. Jika peserta sudah siap dengan pertanyaan berikutnya, kembali ADMIN menekan tombol Next di pojok kanan atas. Jika sudah selesai, selain rangking terlihat, hasilnya bisa disimpan/download.

Untuk menyimpan di komputer kita, tekan Direct Download. File yang diunduh berformat Excel, berisi informasi jawaban peserta quiz.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam quiz dengan Kahoot antara lain dapat dirinci sebagai berikut:

  • Soal tidak tampak di peserta, hanya ADMIN. Biasanya di komputer yang ditayangkan di LCD kelas.
  • Soal dapat ditayangkan lewat cara lain, misalnya pesan di Whatsapp, Facebook, dan lain-lain. Oleh karena siswa butuh waktu untuk membaca dan membuka aplikasi pesan maka waktu disetel yang wajar, misalnya 2 atau 3 menit per soal mengingat default Kahoot adalah 20 detik. Bisa-bisa siswa belum baca soal waktu sudah habis.
  • Jika waktu habis, siswa yang belum menjawab dianggap salah menjawab soal yang bersangkutan.

Salah satu keunggulan quiz lewat aplikasi adalah rekap jawaban secara instan diperoleh dalam format Excel. Bahkan dapat diketahui dengan pasti jawaban siswa, seberapa cepat menjawab serta benar atau salahnya. Selamat Mencoba.