[komp.1|manajemen|lab.sainstech|pert.6]
Surat berantai adalah surat yang ditujukan untuk beberapa orang dengan isi yang sama. Biasanya surat undangan atau pemberitahuan. Surat tersebut hanya diketik sekali, tetapi Microsoft Word akan memberikan kepada/tujuan yang berbeda tiap kali surat tersebut dicetak. Misalnya akan dibuat surat undangan ke seluruh ketua jurusan sebanyak enam orang, maka dengan layanan mail merge dengan satu surat dihasilkan enam surat dengan tujuan yang berbeda. Postingan ini membahas bagaimana membuatnya.
Membuat Surat
Pertama-tama siapkan terlebih dahulu surat yang akan dikirim berantai (lihat pert 5 untuk jenis-jenis surat). Di bawah ini kosongkan tujuan, jabatan, serta alamatnya.
Membuat Daftar Penerima
Daftar penerima dapat dibuat dengan aplikasi Microsoft Excel. Buat daftar enam penerima tersebut berisi kolom panggilan, nama, jabatan, dan alamat. Di sini panggilan untuk membedakan bapak/ibu atau Dr/Prof.
Selanjutnya file Excel yang berisi nama penerima tersebut disimpan di folder yang sama dengan file word surat. Jika sudah, masuk ke menu Mailings – Start Mail Merge – Step-by-Step MM Wizard.
Perhatikan sisi kanan bawah. Tampak indikator langkah ke berapa. Lanjutkan hingga langkah ke enam, dimulai dari pemilihan file excel berisi penerima.
Di langkah ketiga Anda akan diminta memilih list. Arahkan ke file Excel yang baru saja kita buat.
Silahkan pilih siapa saja yang akan dikirim file-nya. Atau centang semua jika memang semua orang akan dikirim surat.
Tahap berikutnya mengisi field yang dituju dengan data penerima. Perhatikan penempatan mouse/kursor di tempat yang sesuai dilanjutkan menekan data isian.
Tahap kelima adalah memastikan tujuan surat sudah sesuai dengan yang diinginkan. Selamat mencoba.
Rahmadya Trias Handayanto 