Waktu itu saya datang ke tukang servis tablet karena tidak bisa charging. Setelah hampir satu jam diutak-atik akhirnya selesai juga masalahnya. Tablet yang selama ini nganggur tidak terpakai (padahal tipe note yang ada pena stylus nya) akhirnya bisa digunakan lagi (buat main game oleh anak saya).

Menyelesaikan suatu problem terkadang mengasyikan, mirip dengan main video game. Namun apakah “menyelesaikan problem” merupakan teknik terbaik dalam manajemen? Ternyata beberapa literatur menyatakan tidak. Untuk menjawabnya perlu mengenal kuadran yang menggambarkan antara urgent dengan important.

Kuadran I: Penting dan Mendesak

Kuadran ini perlu ditangani sesegera mungkin, jika tidak maka akan mengalami beberapa masalah. Tentu saja perlu kebijaksanaan dalam menentukan apakah suatu hal itu penting dan mendesak. Jika tidak, maka masuk ke kuadran II. Di kuadran I ini “problem solving” bermain.

Kuadran II: Penting dan Tidak Mendesak

Jika di kuadran I, keahlian dalam menyelesaikan problem sangat dituntut, pada kuadran II ini yang dituntut adalah kemampuan seseorang menganalisa suatu hal penting sedari awal, sebelum hal penting tersebut menjadi urgent. Beberapa ahli manajemen (lihat 7 habit effective people post2 yg lalu) menganjurkan fokus ke kuadran II ini.

Dicontohkan seorang manajer penjualan yang cenderung fokus ke masalah urgent dan penting terus. Sehingga lupa melihat aspek-aspek lain sebelum terjadi kondisi urgent. Beberapa perusahaan besar hancur karena fokus ke persaingan dengan kompetitor (penting dan mendesak), padahal musuh besarnya adalah bisnis baru dengan model baru (online application). Beberapa perusahaan ada yang berhasil karena sudah mengantisipasinya sebelum berubah menjadi urgent, misalnya TELKOM di negara kita.

Seorang mahasiswa yang bertipe kuadran II tidak akan fokus hanya ke ujian, atau tugas akhir saja. Sebelum ujian atau bimbingan, mereka terkadang melihat aspek-aspek penting yang tidak urgen seperti berkomunikasi dengan dosen pembimbing, menyiapkan paper-paper rujukan, mencari literatur-literatur terkini dan hal-hal lainnya sebelum waktunya.

Kuadran III: Tidak Penting & Tidak Mendesak

Dalam keseharian kita kerap menjumpai kuadran ini. Perlu diingat prinsip pareto, 80% hasil berasal dari 20% kerja. Jadi kerja/proses yang sebesar 80% (dari 20%) lainnya adalah hal yang sia-sia yang biasanya di kuadran ini.

Kuadran IV: Tidak Penting tapi Mendesak

Pada kuadran ini sebagian hal mendesak tidak penting bagi kita. Tetapi mungkin penting bagi orang lain. Sebaiknya kita bisa berkata “NO” agar kita bisa berfokus ke kuadran I kita.

Kembali ke judul di atas, sebaiknya kita tidak terlalu fokus ke problem solving, walaupun kesannya OK ternyata ada hal lain yang lebih penting, yaitu menjaga agar tidak terjadi problem. Di sinilah pentingnya sifat Proaktif. Tentu saja perlu kemampuan menyeleksi dan mengkategorikan hal-hal yang kita jumpai, pentingkah, urgen-kah, dan sejenisnya. Juga perlu disiplin karena terkadang hal-hal yang penting karena tidak urgen tidak kita jalankan karena sifat “besok aja”, “nanti juga bisa”, dll. Teringat saya eks BOS saya dulu mengatakan “Do Something!!” ketika menjaga 40 cabang bank di wilayah utara Jakarta agar selalu online dan transaksi berjalan dengan baik. Sekian, semoga bermanfaat.

Makan2 setelah selesai instal server wilayah Jabotabek dulu

Lanjutan dari post yang lalu. Salah satu kelebihan manusia dibanding makhluk lainnya adalah visualisasi selain dari kesadaran diri. Einstein sendiri menyebutkan “Imagination Is More Important Than Knowledge”. Sebenarnya apa itu visualisasi? Dan bagaimana bisa mempengaruhi prestasi/kinerja seseorang?

Komponen Visualisasi

Visualisasi secara fisik terletak di bagian kanan otak. Selain visualisasi, komponen lainnya adalah imajinasi, afirmasi, kemampuan bahasa dan relaksasi, serta dialog terhadap diri sendiri. Banyak pakar yang sudah meneliti, salah satunya disebutkan dalam buku karangan Covey, yaitu Dr. Charles Garfield, yang meneliti performa para astronot di NASA. Dia melihat bagaimana para astronot latihan/gladi resik terus menerus sebelum ke ruang akngkasa. Sehingga pengalaman latihan itu masuk ke bawah sadar seolah-olah telah melaksanakan sesungguhnya. Begitu juga atlit-atlit ternama pun melakukan visualisasi sebelum tanding sesungguhnya, dan hasilnya kebanyakan memenangi pertandingan tersebut.

Jadi jika ingin sukses melakukan suatu kegiatan tertentu, maka dengan memvisualisasikan secara real di fikiran akan menciptakan “internal comfort zone” yang membuat diri seolan-olah telah terbiasa dan telah mencapai target/tujuannya. Akibatnya ketika menghadapi situasi sesungguhnya, tubuh dan fikiran sudah terbiasa. Bahkan beberapa literatur, seperti “the secret“, menganjurkan cara ini agar alam semesta membantu mencapai tujuan yang divisualisasikan dengan jelas. Kalau diistilahkan oleh Prof. Yohanes Surya, “mestakung: semesta mendukung“.

Kesadaran dan Imaginasi

Kesadaran sering dijumpai dalam literatur-literatur keagamaan, misalnya dalam agama Budha pada meditasi. Agama lain pun sama, misalnya retreat-retreat tertentu. Di sini perang hati bahkan lebih penting dari fikiran, dan memunculkan aspek-aspek lainnya seperti empati, khusyuk/fokus, sepenuh hati/ikhlas, dan bentuk-bentuk lainnya.

Namun bisa saja visualisasi digunakan untuk mencapai hal-hal yang negatif di segala bidang. Kita sebaiknya memvisualisasikan kondisi negara yang baik dan dengan demikian visualisasi para elit-elit yang negatif dapat kita kalahkan karena toh, jumlah orang baik di republik ini saya yakin jauh lebih banyak, tinggal visualisasi positif saja yang kita butuhkan. Abaikan berita hoax dan sejenisnya.

Beberapa rekan yang selalu memikirkan studi lanjut ke LN, misalnya Jepang, Eropa, Aussie, dll, kebanyakan akhirnya berangkat dan lulus juga. Oiya, ketika memvisualisasikan, pastikan tidak ada keraguan dalam hati, karena jika tidak, keraguan itulah yang terealisir. Selamat mencoba.

Ada satu buku karangan Covey “The 7 Habits of Highly Effective People” yang cukup menarik. Sebelum masuk ke apa saja kebiasaan-kebiasaan tersebut, dibahas sikap yang baik, proaktif atau reaktif.

Reaktif

Mungkin ini sikap alamiah kita yang merupakan bawaan dari unsur hewan. Reaktif di sini adalah respon terhadap kondisi yang menimpa. Misalnya diturunkan dari jabatan, maka reaksi di dalam hati misalnya: “pimpinan tidak mempercayai saya”, atau “ada orang yang memfitnah saya”, dan sebagainya.

Satu saran yang menurut saya sangat baik dalam bab itu adalah kita adalah makhluk yang bebas. Bebas di sini adalah bebas dalam menentukan sikap kita terhadap suatu keadaan. Apapaun yang terjadi, kita bebas memilih apakah bahagia atau kecewa. Memang kita tidak bisa bebas dari “circle of influence” diri kita. Kita mau tidak mau ikut aturan kerja kalau tidak tentu saja bisa dipecat. Tetapi kita juga bebas bersikap, berkarya, berinisiatif, dan karakter-karakter lain yang termasuk dalam lawan dari reaktif, yaitu proaktif.

Proaktif

Dalam buku tersebut dikisahkan sebuah kantor yang memiliki bos yang kurang bisa menciptakan suasana yang baik sehingga para bawahan cenderung bersikap reaktif. Pimpinan tersebut cenderung hanya menjalankan intruksi ke bawahan, harus begini, harus begitu, dan sejenisnya. Terkadang menyalahkan bawahan jika kurang baik hasilnya. Tapi ada satu bawahan yang bersikap proaktif. Dari pada berkata dalam hati, “bos kurang menghargai saya”, dia cenderung berkata, “Aku haru bisa menyelesaikan tugas secepatnya”, atau “aku harus bisa mengajak rekan-rekan menjadi tim yang kuat”, dan sejenisnya. Hasilnya ternyata bisa membuat kantor itu bertahan. Kalau dalam bahasa jaman now, mungkin orang proaktif tidak “baper-an”, aliash bawa-bawa perasaan. Sikap proaktif biasanya timbul karena istilah berikut.

End Mind

Sebenarnya ini istilah lain dari tujuan (goal). Orang yang sibuk belum tentu efektif. Terutama jika tidak mengetahui tujuan dari yang dikerjakannya. Jika mengetahui tujuan, seseorang akan tangguh, tidak begitu terpengaruh “circle of influence”, seperti misalnya kantor dengan seorang bos pada contoh kasus di atas. Jika tujuan suatu tim sepakbola adalah memenangkan turnamen, tidak ada yang mengeluh atau baper ketika dicadangkan oleh pelatih. Jika tujuannya ingin menjadi negara jadi maju, tidak akan mengeluh tidak terpilih jadi caleg, cabup, cagub, cawalkot, atau capres, termasuk simpatisannya juga. Perang kata-kata di medsos, cacian, hinaan dan sejenisnya, bagi orang yang proaktif tidak masalah selama tujuan utama selalu diingat, toh pilihan sikap ada di tangan kita dan kita bebas memilih apa sikap yang kita ambil, membalas dengan cacian juga, menumpahkan emosi, atau bersabar, tetap bersahabat, dan tetap bekerja sama membangun bangsa.

Referensi